代表者のつぶやき

経営者に日報は必要か?日報をお勧めする3つの理由

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日報、報連相を筆頭に社内向けの書類作成は、サラリーマンをやったことがある人にとってはめんどくさいことの代名詞かと思います。
私もサラリーマンをやったことがありますが、期日も内容も散々なものだった記憶があります。

しかし、経営者になった今、日報を書くことの大切さに気づいて半年くらい書いています。
なぜサラリーマン時代はほとんどやっていなかったのに、誰にも強制されない今、日報を書いているのかをご紹介します(反抗期だった訳ではありません・・・)

日報の書き方の本との出会い

もともとは日報の書き方を知りたかったわけではなく、仕事の段取りを組むために便利なスマホアプリやノート術などを学びたくてネットサーフィングをしたり、本を探したりしていました。

それまでは、スマホとPCでGoogleカレンダーを同期して予定の管理、Googleタスクでやることを管理し、evernoteで議事録や思いつきをメモ、手書きでアイディアを出したいときは持ち歩きホワイトボードのヌーボードを使用して書き、写メをとりevernoteに放り込むという感じでした。

あとは小さなメモは付箋、そして必要なものは同様に写メをとりevernoteに放り込むという感じで、手書きとデジタルの併用スタイルでした。

ただちょっと前からデジタル保管をすると目的があるときの検索などはとても便利なのですが、ただなんとなく過去のメモを見てアイディアを出すとかいう部分に不便を感じてきたので、ちょっとスタイルを変えてみようと思っていろいろ調べていたところで発見したのが、A4 1枚で「いま、やるべきこと」に気づく なかづか日報という本でした。

日報=嫌い、続かないというイメージがありましたが、書くという行為に対してはカリスマ体育教師の常勝教育という本を読み実行した時期があったので、それ以来その効果があることを実感していたのでとりあえず読んでみようという軽い感じで読んでみました。

ちなみにこっちも読みました。

原田隆史先生の本はこちらです。

本の書評ブログではないので、内容は別途まとめをどこかで書こうと思っていますので今回は割愛します。

書かれていたことは、極当たり前のことですで、今日の結果を書き、反省と発見をメモする、そして明日の予定と絶対にやるべきことを書くというシンプルなものです。

しかし、著者は日報を活用して中小企業の経営改善実績もある方で、その実績と事例に説得力がありました。

以前読んだ本も含めて「手書きで書く」という行為に価値があると力説する方が多いので、「手書きで書く」を習慣に取り入れようと思い「日報」を書くことに決めました。

日報という表現はもしかしたら正しくないかもしれません。
しかも、この本で紹介されているフォームはまったく使っていません・・・

私の日報スタイル

誰かに提出することや、社内で共有することを目的としていませんので、日報と呼べるかは微妙です。
もしかしたら、むしろ手帳術の類いに入るかもしれません。

ワタミの渡邉美樹さんが書かれた夢に日付を!の本を元に作られた「Date your dream」の手帳のdaily部分のみを使用しています。

こんな感じです。
date your dream

これですね。

ちなみに手帳カバーもDate your dreamを使用していますが、5カ年計画はエクセルで作り、月間・週間スケジュールは使用していません。

そして、スケジュールとタスクは相変わらずGoogleを使用しているので、左端の1日のスケジュールの欄には予定ではなく、おおよその1日やったことを時間軸に沿って書いています。

左ページのその横には、Googleタスクを見ながら今日やらなければいけないことを転記し、終わったことは斜線で都度消していきます。
そして1日の最後にGoogleタスクを見て、Googleタスク側も終了にします。
終わってない仕事があれば、Googleカレンダーとタスクを見て出来そうな日に移動させます。

そして付箋を手帳カバーの中に入れているので、その日に思いついたり発生したりしたタスクは小さな付箋に書き右上のメモ欄に貼ります。
思いついたアイディアやお客様への提案などは大きな付箋に書き同じく右側のメモ欄に貼ります。
両方とも、1日の終わりにGoogleタスクに入れたり、evernoteに放り込みます。
その上で、今週中に処理できないものは手帳の1ページを待機ページにしているのでそこに貼ります。

ここがもっとも重要ですが、右下のDIARYのところに、1日の感想や気づきを書いています。

1日の仕事量や時間の使い方、その他お客様との会話での気づきや反省点など多岐に渡って毎日書いているとある共通点が生まれます。
それが、自分の長所であったり短所であったりという気づきがあります。

点数制度とマインドマップも導入

個人的に成果を出すならこの本を真似すべきだと思った本があります。
何度かご紹介しているので知っている方もいるかと思いますが、この本です。

タイトルちょっと怪しいですが、内容は至ってまともです。ランチェスター戦略などについても学べます。

この中で、毎日の業務に点数を決めてゲーム感覚で仕事を楽しむ方法と、心を整理する方法としてマインドマップの活用が紹介されています。

著者は保険の営業マンだったので、商談は何点、AP取りは何点と決めていたようですが、私の仕事には少し合わなかったのでアレンジしました。

結果、毎日ではなく週で点数制にしたのですが、これが意外とはかどりました。
なので、date your dream の dailyの手帳は7日で1セットになっていて、最初と最後が方眼紙の白紙が用意されているので、そこに週の目標と終わったあとの感想、そして業務内容と点数を書くようにしました。
最後のページはマインドマップを書いています。

サラリーマン時代と違い、締切に追われてやらなくてはいけない仕事は減った変わりに、重要だけど緊急ではない、やってもやらなくてもすぐには困らないという仕事が多くなったので、怠惰な私はサボりがちでしたが、この仕組みを導入したら以前より進むようになりました。

また、マインドマップはその週に思いついたことなどが日々の右上のメモ欄と感想欄に書かれているので、読み直し、その週で一番気になったことについてまとめるようにしています。
仕事の進め方であったり、新規事業のアイディアであったり、お客様への提案であったりと様々ですが、1週間に1度そういう時間をもてることで、頭も整理されるようになりました。

経営者にも日報をお勧めする3つの理由

正直な話、私のようにだらしなく怠惰な性格の方でなければ不要かもしれません。
しかし、新しいビジネスアイディアは浮かぶのに、始められない方、または始めてもすぐにやらなくなってしまう方には日報はお勧めです。

人に強制されて書かされる日報、しかも上司が見ている気配がない、利用して改善の参考にするつもりのない日報ほど書きたくないものはありませんが、(意味が無いとは言いませんが)、経営者が自発的に日報を書くことをお勧めする理由をご紹介します。

家計簿のように時間簿をつける必要性

1日をどのように使ったかを振り返るのは大切です。
経営資源の中でお金はもちろん大事ですが、経営者は会社に1人しかいません。
もちろん規模による問題はありますが、経営という価値のある仕事にどのくらいの時間を費やせているかを確認することは、とても重要です。
また、投資した時間とリターンの計算をしなければいけません。
趣味やボランティアでない以上、直接的なリターンでなくともかけようとしていた時間をかけれているのか、かけすぎていないかの確認はすることをお勧めします。

コミット力!

サラリーマンであれば会社や上司のルールや目があるので、やらざるを得ない環境は作りやすいものです。
しかし、自分がトップになると自分で自分を管理していくのは非常に難しい作業になります(私だけかもしれませんが・・・)
一日の最初または前日の夜に、やることリストを書き出すことで、その日一日でどれだけできたかを確認することができ、それ自体が自分自身へのコミットとしての効果を生みます。

後で見返した時の価値の高さ

その日だけでなく、1ヶ月、または1年を見返したときに、どのタイミングでどんなことを考えていたかがわかりますし、あとで思い出そうとしても思い出せないことも日報や手帳を見返せば思い返すことができます。
また、1つのプロジェクトや新規案件が終わったときに、問題点やかけた時間、うまくいったことなどを見返すことができます。

また、当時は思いつきだったようなことが見返したときには具現化できることもあります。

そういう意味で、日報にメモしておくことの価値は非常に高く、理路整然とまとめて書いたメモより、思いつきを思いつくがままに殴り書きしておいたメモのほうが役に立つことが多いのではないかと思います。

書いたメモをキチンとスクラップしたり、デジタルに入れたりすることができる方はそれでも良いのですが、私の場合、紙のメモがどこかにいってしまったり、どのアプリにいれたかわからなくなったりしてしまっていたので、すべて日報に書いておくことの価値はもの凄く高いです。

編集後記

会社を経営するとスタッフには日報や週報を書くことを求めますが、経営者自身が日報を書いている人は少ないと思います。
私も1年半くらいは書いていませんでした。

しかし、書きはじめて気づいたのは、あれだけ書く意味がわからず嫌だった日報が、こんなに役に立つのだということでした。
決められたフォームに決められたことを書くことに意味を感じるのは難しいかもしれませんが、自分自身が何を書くか決められる立場だからこそ、有用な日報を活用してみてはいかがでしょうか?

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